문서관리가 곧 경쟁력이다
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작성자 문서관리 댓글 0건 조회 746회 작성일 09-05-04 08:31본문
기업의 업무 프로세스와 대내외적인 커뮤니케이션의 결과물인 `문서'는 매우 중요한 역할을 한다.
종이문서나 전자문서 없이 시장을 조사ㆍ분석하고 복잡한 회계 관련 업무를 처리하는 것은 거의 불가능하다.
특히 매 거래마다 고객의 정보와 회사의 거래 정책을 담은 다양한 종류의 문서가 대량으로 생성되는 은행, 증권사, 보험사 등의 금융기관에는 불과 하루만에 방대한 양의 문서가 넘쳐나게 된다.
업무에서 문서가 차지하는 비중이 크고 중요할 수밖에 없는 상황이지만 금융업계는 그동안 문서관리 및 문서보안 투자에 상대적으로 취약했다는 지적을 받고 있다.
업무에서 문서가 차지하는 비중이 크고 중요할 수밖에 없는 상황이지만 금융업계는 그동안 문서관리 및 문서보안 투자에 상대적으로 취약했다는 지적을 받고 있다.
대부분의 은행과 금융기관이 ERP 및 CRM 시스템의 확충 등 고도의 IT 인프라를 통해 업무 효율성과 생산성을 개선하고 핵심 정보를 지키기 위해 많은 투자를 해왔지만,
그에 비해 내부 직원 및 고객과의 다양한 업무 커뮤니케이션의 중심에 있는 `문서'에 대한 관리에는 상대적으로 소홀했던 것이 사실이다.
세계적으로 기업의 보안투자 예산이 전체 IT예산의 10%에 이르는 데 비해, 한국정보보호진흥원(KISA)이 지난해 조사한 결과에 따르면 한국의 경우에는 정보보안 투자 비율이 3% 미만인 기업이 82%에 달하고 이 중 44.5%는 정보보호에 대한 지출을 전혀 하고 있지 않다고 한다.
세계적으로 기업의 보안투자 예산이 전체 IT예산의 10%에 이르는 데 비해, 한국정보보호진흥원(KISA)이 지난해 조사한 결과에 따르면 한국의 경우에는 정보보안 투자 비율이 3% 미만인 기업이 82%에 달하고 이 중 44.5%는 정보보호에 대한 지출을 전혀 하고 있지 않다고 한다.
이러한 통계는 지금 국내 기업들의 기업정보 보안 실태가 그야말로 걸음마 수준임을 여실히 증명해 준다.
또 다른 조사에 따르면 기업의 핵심정보 유출사건 중 문서에 의한 정보 유출은 약 40%를 차지한다고 한다. 기업의 핵심정보는 단 1건만 유출되더라도 유무형의 손실이 엄청나다는 점에서 이는 매우 심각한 문제라 할 수 있다.
그러나 올해부터는 문서 관리 분야에 있어 이들 기관의 과거와 같은 소극적인 투자에 많은 변화가 있을 것으로 보인다.
그러나 올해부터는 문서 관리 분야에 있어 이들 기관의 과거와 같은 소극적인 투자에 많은 변화가 있을 것으로 보인다.
극심한 경기침체로 기업들의 생존전략이 `마른 수건도 다시 짜는' 비용절감에 나서며 문서통합관리를 통한 TCO(총소유비용) 절감에 관심이 집중되고 있는 상황인데, 금융권은 정보보호 분야에서 고객정보보호 대책 마련이 가장 시급한 현안 중의 하나로 부각되고 있다.
지난해 일부 시중은행의 전자금융 시스템을 해킹하기 위한 시도와 옥션, GS칼텍스 등 고객의 개인정보가 대규모 유출 사고가 잇따르면서 개인정보보호 중요성이 높아진 만큼, 정부의 개인정보보호에 대한 법적 규제 또한 강화되고 있다.
이로 인해 은행과 금융기관에서 고객 정보가 담긴 문서관리 및 보안에 대한 경각심이 커지고, 이미 상당수 금융회사들의 비용 절감 및 보안 강화를 위한 IT투자의 무게 중심이 `문서 관리'로 이동하고 있다.
최근 국내의 한 대형 금융기관은 일부 지점에 문서 전자화 시스템을 도입한 결과 업무 프로세스 개선을 통한 업무 생산성 향상은 물론 단기적으로 약 3억원의 TCO 절감 효과를 내며 비용절감과 생산성 향상이라는 두 마리 토끼를 잡았다.
지난해 일부 시중은행의 전자금융 시스템을 해킹하기 위한 시도와 옥션, GS칼텍스 등 고객의 개인정보가 대규모 유출 사고가 잇따르면서 개인정보보호 중요성이 높아진 만큼, 정부의 개인정보보호에 대한 법적 규제 또한 강화되고 있다.
이로 인해 은행과 금융기관에서 고객 정보가 담긴 문서관리 및 보안에 대한 경각심이 커지고, 이미 상당수 금융회사들의 비용 절감 및 보안 강화를 위한 IT투자의 무게 중심이 `문서 관리'로 이동하고 있다.
최근 국내의 한 대형 금융기관은 일부 지점에 문서 전자화 시스템을 도입한 결과 업무 프로세스 개선을 통한 업무 생산성 향상은 물론 단기적으로 약 3억원의 TCO 절감 효과를 내며 비용절감과 생산성 향상이라는 두 마리 토끼를 잡았다.
이러한 비용절감 효과는 기관에서 발생하는 각종 신청서의 전자화를 통해 이뤄낸 것이다.
기존에는 지점에서 발생하는 신청서를 스캔하여 중앙시스템으로 전송시 통장프린터ㆍ스캐너ㆍ스캔PC 등에서 수행하는 여러 작업 과정을 거쳐 하루 평균 약 2~3시간이 소요된 반면, 문서 전자화 시스템 도입을 통해 스캔과 전송 작업을 복합기 1대로 수행하며 업무 시간을 30분으로 크게 단축시켰다.
이 기관은 또한 문서 관리 및 보안에 있어 사무기기관리의 중요성을 인지하고 복합기 사용에 관한 모든 정보를 스토리지에 자동저장, 문서출력 및 유출 여부를 진단할 수 있는 출력 보안 시스템을 도입해 문서에 대한 보안을 한층 강화했다.
또 다른 카드회사는 매달 발생하는 1400만 고객의 카드 사용 명세서에 대한 통합 관리 시스템을 사내에 구축함으로써 고객정보와 마케팅 문서의 정보유출 방지는 물론이고 고객 대응 업무개선을 통한 고객 서비스 품질 향상을 이뤄냈다.
이 기관은 또한 문서 관리 및 보안에 있어 사무기기관리의 중요성을 인지하고 복합기 사용에 관한 모든 정보를 스토리지에 자동저장, 문서출력 및 유출 여부를 진단할 수 있는 출력 보안 시스템을 도입해 문서에 대한 보안을 한층 강화했다.
또 다른 카드회사는 매달 발생하는 1400만 고객의 카드 사용 명세서에 대한 통합 관리 시스템을 사내에 구축함으로써 고객정보와 마케팅 문서의 정보유출 방지는 물론이고 고객 대응 업무개선을 통한 고객 서비스 품질 향상을 이뤄냈다.
그동안 발송 명세서와 고객관리용 전자문서는 따로 관리되어 왔는데 이 카드회사는 대용량 맞춤형 문서 출력에 대한 디지털인쇄 노하우를 활용해 이를 일원화, 통합 관리함으로써 고객 대응 속도 향상 및 통합적인 통제 환경을 구축한 것이다.
금융기관에 있어 고객정보가 담긴 문서는 기업의 어떤 문서보다도 중요하게 다루어져야 하는 소중한 자산이다.
금융기관에 있어 고객정보가 담긴 문서는 기업의 어떤 문서보다도 중요하게 다루어져야 하는 소중한 자산이다.
문서관리란 이러한 기업정보와 고객정보의 보고인 `문서'가 생성에서 폐기되기까지의 모든 프로세스를 체계적으로 관리하고,
문서보안 솔루션을 통해 중요 문서의 외부 유출을 원천적으로 차단해 업무효율성 및 생산성을 향상시키는 것을 말한다.
이는 하루아침에 이뤄지는 것도 아니며, 어느 한 명이 노력한다고 지켜지는 것도 아니기에 더더욱 기업 차원의 통합적인 노력과 관심이 필요할 것이다.
문서관리를 잘하는 기업이 단연코 미래 생존 경쟁에서 승리할 수밖에 없을 것이다.
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