조직 사회인 직장에서의 모든 업무는 지시나 명령에 따라 진행되고, 그 결과를 보고함으로써 이루어집니다. 지시와 보고는 조직 운영의 필수 조건이고, 지시가 내려지면 이에 대한 보고가 반드시 뒤따라야 합니다.
특히 자신의 판단만으로 일을 진행시키기 어려운 신입사원에게는 상사의 지시와 명령을 의도대로 수행하는 것이 매우 중요하고, 상사로부터 지시와 명령을 받았을 때 애매하게 이해한 채로 일을 시작하면 나중에 상사가 의도한 것과 달라서 애써 해 놓은 게 소용없게 되거나, 다시 하려고 해도 시간이 없어 못하게 되는 등 돌이킬 수 없는 사태가 벌어지므로 그 요령을 터득하는 것 또한 중요한 일입니다. |
 상사가 부를 때
상사가 이름을 부르면 즉시 명확하게 "네." 하고 메모 준비를 갖추어서 빠른 동작으로 상사의 자리로 갑니다. 이 때 의자는 책상 밑으로 밀어 넣고, 상사의 시선을 가리지 않도록 조금 옆으로 비켜서서 인사한 후에 "부르셨습니까?"라고 말하고 지시를 기다립니다.
지시 내용을 바르게 이해한다.
상사의 지시를 받을 때는 요점을 간략히 메모하고, 지시를 받는 도중에는 불명확한 부분이 있거나 의문 나는 부분이 있더라도 질문이나 의견 등을 내세우지 말고 상사의 지시를 끝까지 들은 뒤 지시가 끝난 후에 확인합니다. 특히 고유명사와 숫자는 하나하나 정확하게 확인하도록 합니다. 마지막에는 지시 내용을 복창하되 메모를 그대로 읽기 보다는 자신이 정리한 요점을 말하여 확인하는 것이 좋습니다.
 메모방법
지시사항을 듣고만 있을 때는 그냥 지나칠 수도 있지만 메모를 함으로써 불분명한 점이 드러나고 확인해야 할 점이 체크됩니다. 예를 들면, 전화 번호, 날짜, 시간, 수량 등 숫자로 기억해야 할 사항은 특히 정확을 기해야 하며, 이름, 회사명, 지명 등 고유명사의 경우 동음이자처럼 발음은 같으나 글자가 다른 한자어 표기 같은 것은 실수를 하기 쉬우므로 메모가 꼭 필요합니다.
또 한편으로는 지시를 했다, 지시를 못 받았다 식의 문제 발생에 대비하기 위해서 이기도 합니다.
메모는 5W 1H의 육하 원칙에 따라 한다. 즉, 5W 1H란 누가(Who), 무엇 을(What), 언제(When), 어디서(Where), 왜(Why), 어떻게(How)의 6가지 사항에 따라 적습니다.
여러 지시를 겹쳐서 받을 때
두 가지 일을 함께 지시 받았거나 한 가지 일이 끝나기 전에 또 다른 일을 지시 받았을 때는, 먼저 처리해야 할 일이 무엇인가를 확인하여 추진하도록 합니다. 상사에게 지시를 받았는데 다른 상가가 지시를 하게 되면 직위 고하를 불문하고 나중에 지시한 상사에게 사정을 말하고 조정해 받도록 하면 되고, 결코 마음대로 일의 우선 순위를 정해서는 안됩니다.
직속 상사가 아닌 사람에게서 지시를 받았을 때
직속 상사가 부재중이거나 급한 사정이 있어서 직속 상사가 아닌 타부서 상사의 지시를 받는 수도 있는데 이런 경우에 타부서 상사의 지시라고 해서 지시 사항을 소홀히 하면 자기뿐만 아니라 직속 상사의 입장도 곤란해지고 나아가서는 부서에까지 누를 끼치게 되므로 특히 주의를 기울여야 합니다. 또 다른 상사에게 받은 일에 대한 내용도 직속 상사에게 보고하는 것이 좋습니다.
기일 내에 지시 사항을 이행하지 못할 때
지시 받은 일이 예정대로 진척되지 않아 정해진 기일 내에 마칠 수 없을 것 같은 때에는 그 사정을 상사에게 보고해야 합니다. 이런 경우에 단순히 "늦어지겠습니다."라고만 말하지 않고 늦어지는 원인이 무엇인지, 얼마만큼 늦어 질 것인지, 어떻게 대처할 생각인지 등의 세 가지 사항에 대하여 명확하게 정리해서 보고해야 합니다.
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보고를 해야 하는 경우- 지시 받은 업무를 끝냈을 때 - 장기간이 소요되는 업무에 대한 중간 보고 - 일의 추진 방법에 변경이 필요할 때 - 새로운 관련 정보를 입수했을 때 - 일을 추진하는 데 있어 새로운 의견이 있을 때 보고의 방법
결과를 먼저 말한다.보고자는 일의 과정을 대해 말하고 싶겠지만, 보고를 받는 상사가 가장 알고 싶어하는 것은 결과입니다. 또, 여러 가지 일을 관장하는 상사로서는 바쁜 업무 중에 부하 직원의 보고를 받게 되는 것이므로, 보고를 할 때는 결론부터 서술하는 습관을 들여야 합니다.
자기의 주관은 배제한다.
보고를 할 때는 객관적 사실을 정확히 전하는 것이 중요합니다. 보고에 익숙하지 않을 때는 최대한의 정보를 제공하려고 객관적 사실과 자신의 주관을 혼동하여 그 모두가 사실인 것처럼 보고하는 경향이 있으나 이러한 보고는 오히려 상사의 판단을 흐리게 하는 원인이 될 수 있으므로 반드시 객관적인 사실과 주관을 확실히 구분해서 보고해야 합니다. 즉, 자신의 의견이 말해야 할 필요가 있을 때는 "제 생각으로는"이라고 붙인 뒤 의견을 제시합니다. 보고의 지연은 금물이다. 어떠한 보고도 그 시기를 놓치면 의미가 없으므로 정확과 더불어 신속이 보고의 생명입니다. 좋은 결과의 경우는 보고가 다소 늦어져도 지장이 없겠지만, 나쁜 결과의 경우는 보고가 늦어지면 늦어질수록 그만큼 피해가 커지는 결과를 낳게 되므로 보고하기가 두렵고 망설여지겠지만 나쁜 결과일수록 빨리 보고하는 것이 현명하다는 점을 명심하여야 합니다. 중간 보고를 한다.지시받은 업무가 장기간이 소요될 경우는 비록 일이 순조롭게 진행되고 있을지라도 중간 진행 상황을 상사에게 보고하여야 합니다. - 지시를 받은 업무가 장기간에 걸칠 경우 - 지시받은 일을 하다가 사고나 문제가 발생했을 때 - 업무 수행 중 상황이나 정세가 바뀌었을 때 - 지시받은 방법대로 일을 진행하기 어려울 때 구두 보고와 문서 보고 보고의 방법에는 구두에 의한 것과 문서에 의한 것이 있습니다. 대체로 시급을 요하는 경우와 간결하게 끝내야 할 경우에는 구두로 보고하고, 내용이 복잡하거나 숫자나 지표가 필요할 경우에는 문서로 보고합니다. 구두로 보고해도 무방한 경우- 일상 업무의 진행 사항 - 긴급을 요할 때 - 업무 수행 중 실수를 했을 때 - 다른 부서에 연락이나 보고를 할 때 - 외출 중 급한 일이 생겼을 때 문서로 보고해야 할 경우- 문서로 보고할 것을 지시받았을 때 - 내용이 구두로 보고하기에는 적합하지 않을 때 - 내용이 회람, 보관, 기록을 필요로 할 때 - 숫자나 지표가 필요한 보고일 때 - 문서 보고가 제도화되어 있을 때
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문서작성과 예절 | | |
직장에서의 업무는 대부분 문서에 의해 이루어지고 있으므로 내부적으로는 업무계획서, 보고서, 공문서, 기안문서, 업무일지, 회의록 등 많은 문서와 대외적으로는 공문서, 알림장, 초대장, 홍보용 인쇄물 등이 있습니다.
작성시에는 글자(오타)에 주의해야 하고 존댓말을 쓰는 것도 익혀야 합니다.
그리고 다른 사람이 읽어서 잘 이해할 수 있는 문장이 되기 위해서는 간결하게 요약된 예의바른 문장과 함께 시각을 끌어들이는 배열이나 글씨체까지 관심을 가져야 합니다. |
- 읽기 쉽고 격식에 맞는 글을 써야 합니다.
- 틀린 글자나 빠진 데가 없도록 하고 맞춤법에 주의합니다.
- 오자 탈자 띄어쓰기가 제대로 되었는지 확인해보고 자신이 없는 것은 국어사전 등을 찾아봅니다.
- 숫자는 특별히 정확하게 쓰도록 합니다.
- 읽기 쉬운 글자를 쓸 수 있도록 평상시에 연습합니다.
- 글씨를 효과적으로 배열하여 전체 문장이 잘 정돈되게 합니다.
- 한 문장이 너무 길어지지 않도록 합니다.
- 결론을 먼저 쓰도록 합니다.
- 읽는 쪽의 입장에서 씁니다.
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제안하는 법 | |
절차와 예의를 갖추지 않은 의견 제시는 그 내용이 아무리 훌륭할지라도 부정적으로 여겨져 받아들여지기가 쉽지 않습니다. 의견을 제시할 때는 요점을 명확히 하고 논리가 정연해야 합니다.
제안할 때는 다음과 같은 점에 유의합니다.
- 상사가 시간적으로 충분히 여유가 있을 때 합니다.
- 자기의 생각에 상사의 의견을 받아들일 여지를 둡니다.
- 상사의 체면을 손상시키는 표현은 절대로 삼갑니다.
- 제안이 받아들여지지 않더라도 자기의 생각이 상대방에게 전달된 것으로 만족합니다.
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회의에서의 대화 예절 | |
회의란 여러 사람이 같은 목적을 놓고 의견을 교환해 하나의 결론을 얻어내는 대화의 방법입니다. 하나의 주제를 놓고 여러 사람이 의견을 말하고 때로는 상대방을 설득하고 이해를 구해야 하기 때문에 일반 대화와는 달리 엄격한 질서가 요구됩니다.
직장에서의 회의는 업무의 방향을 설정하고, 이를 보다 원활하게 수행하며, 그 과정을 점검하는 데 의의가 있습니다. 따라서 자기의 가치관이나 판단과 차이가 있더라도 다른 사람의 입장을 존중하여 독불장군식으로 의견을 개진하지 않도록 하는 것이 중요합니다. 직장에서 회의를 할 때에는 참석자의 입장에 따라 조금씩 다르지만, 일반적으로 다음과 같은 점에 유의하여 이야기하는 것이 바람직합니다.
- 발언 내용은 주제에서 벗어나지 않는 것이어야 합니다.
| - 발언의 차례가 정해져 있는 경우 이를 반드시 지키도록 하며, 차례가 정해져 있지 않더라도 | | |
윗사람이나 상사의 발언이 끝나기를 기다려 자기의 의견을 말하도록 합니다. |
- 누구나 알아들을 수 있도록 정확하고 또렷한 목소리로 말합니다.
- 혼자서 너무 오랫동안 발언하지 말고 여러 사람이 의사를 개진할 수 있도록 배려합니다.
- 짧은 시간에 요점을 간결하고 알기 쉽게 말합니다.
- 의제와 관계없는 사담은 피합니다.
- 남의 말을 가로막거나 중단시키는 행위는 삼가야 합니다.
- 남에게 불쾌감을 주는 태도나 발언은 금물입니다. |
목적
회의나 미팅은 모임의 목적이 뚜렷해야 하고, 그 다음에 모임에 필요한 시간과 장소를 정합니다.
참석자
정례적인 회의에는 참석자가 정해져 있지만, 그러나 임시 회의는 목적을 정하는 단계부터 유의하지 않으면 안됩니다. 회의를 개최해야 할 필요성, 의제, 참가 대상자 선정 등이 이 때 확고히 결정되어야 합니다. 그 다음에는 언제, 어떠한 형식으로 통지하는가에 대해 신경을 써야 합니다.
의사 예정표
- 의사 일정을 알립니다.(일시, 회의 장소, 소요 시간 등)
- 참석자들이 할 일을 알립니다.(정보 발표, 의견 제안 등)
- 참석자 명단을 첨부하여 배포합니다.
회의실 점검
회의실이 확보되면 회의가 원활하게 진행되도록 준비합니다. 채광, 음향 시설, 실내 온도, 커튼, 테이블 배치, 이름표, 메모지, 필기 용구, 마이크, OHP, 차트, 참고 자료, 음료수와 그 밖에 참석자들에게 걸려올 전화 처리, 진행 요원 배치 등을 점검합니다.
시나리오 작성
회의를 순조롭고 절도 있게 진행시키기 위해 사회자의 시나리오가 필요합니다. 그렇치 않으면 뜻하지 않은 실수를 초래하여 회의의 진행을 엉뚱한 방향으로 이끌어 가기 쉬우며 흐름을 통제하지 못해 분위기가 산만해지기 쉽습니다.
회의록을 작성
회의를 마치면 회의한 내용을 공유할 수 있도록 회의록을 꼭 작성합니다. |
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